Situation des services administratifs de l'EPT

Pour répondre aux préoccupations de l’heure et atteindre les objectifs que nous nous sommes fixés à travers la nouvelle vision que nous avons de l’EPT, il nous a paru nécessaire de procéder à une restructuration des services administratifs en mettant en place un ensemble cohérent qui nous aidera à mettre en œuvre la nouvelle politique de développement de l’Ecole.

Cette restructuration a été finalisée en janvier 2013 avec la mise en place de nouveaux services ce qui fait que l’Ecole Polytechnique de Thiès 8 services administratifs :

  • Le service technique  ;
  • Le service des ressources humaines ;
  • Le service de l’information documentaire ;
  • Le service de la scolarité ;
  • Le service des finances;
  • Le service des relations extérieures et de la coopération;
  • Le service de coordination de la recherche et de l’innovation technologique ;
  • Le service aux étudiants.

organigramme


Service des relations extérieures et de la coopération

La mission de ce service consiste à développer des partenariats et organiser avec les départements la recherche et le suivi des stages, et coordonner le développement des relations institutionnelles entre l’école et les organismes concernés à divers titres par l’insertion, l’expertise et la formation. Il est aussi chargé de conseiller la Direction sur la coopération nationale et internationale. Ce srevice interviendra essentiellement dans le domaines suiants :

  • Stages ;
  • Insertion des élèves-ingénieurs ;
  • Coopération institutionnelle.

Service de coordination de la recherche et de l’innovation

Ce service est chargé :

  • De promouvoir la recherche par l’identification et la définition de thèmes de recherche pertinents et adaptés à la vocation de l’établissement ;
  • De la gestion des étudiants en Master et des doctorants ;
  • De la motivation des enseignants à constituer des équipes de recherche crédibles et durables regroupant des compétences internes ou externes pour initier des projets de recherche appliquée;
  • De l’Identification des partenaires scientifiques, élaboration et suivi des cadres de relations de coopération en rapport avec le service des relations extérieures et de la coopération;
  • De la Valorisation des résultats de la recherche menée au niveau de l’Ecole ;
  • De la détermination des moyens généraux pour valoriser la recherche et l’accès à l’information ;
  • De la collecte et diffusion des informations sur les possibilités offertes par les cadres de coopération et sur les organismes d’appui à la recherche ;
  • De la gestion des dossiers des candidats au CAMES en rapport avec le service des ressources humaines ;
  • De la gestion des voyages d’études ;

Service aux étudiants

Le Service aux élèves (SAE) est chargé de:

  • Organiser en rapport avec la scolarité l’accueil, l’orientation et l’intégration des élèves ;
  • Recenser et étudier avec les élèves et en collaboration avec le COUD, les besoins des élèves afin d’anticiper sur les éventuels problèmes ;
  • Assurer le suivi des dossiers de bourse des élèves en relation avec le bureau des bourses.
  • Coordonner les visites et sorties pédagogiques en rapport avec les services des relations extérieures et des départements ;
  • d’assister les Elèves-Ingénieurs dans l’organisation matérielle des journées » culturelles en collaboration avec le bureau des Elèves-Ingénieurs ;
  • d’assister les Elèves-Ingénieurs dans l’organisation matérielle des séminaires, colloques,
  • conférences, dîner-débats, cocktails, réceptions et cérémonies universitaires organisées à l’école.
  • Assister le COUD dans la gestion des œuvres sociales destinées aux élèves bénéficiaires (hébergement, restauration, couverture médicale) ;
  • Offrir un accompagnement social aux élèves en difficultés d’ordre matériel, médical, pédagogique ou moral.

Le service des ressources humaines

Ce service est chargé :

  • de la gestion du personnel Administratif, Technique et de Service et du personnel Enseignant et de Recherche ;
  • de l’établissement des Actes Administratifs de gestion et de la préparation des projets de lettres à présenter à la signature du Directeur et relatifs à ces personnels ;
  • de l’établissement des demandes d’autorisation d’absence, des attestations de prise ou de reprise de service et des cartes professionnelles.
  • de la constitution et de la tenue à jour des dossiers individuels des agents administratifs et des enseignants ;
  • de la délivrance à ces personnels ou aux membres de leur famille, des bulletins de visite ; du contrôle de l’assiduité et de la ponctualité des agents administratifs ;
  • d’établir et de tenir à jour, la liste nominative, par nationalité grade et fonction du personnel administratif, technique et de service ;
  • d’établir et tenir en relation avec la Direction des Etudes, la liste nominative par nationalité, grade fonction et spécialité du personnel Enseignant et de Recherche ;
  • de programmer et d’organiser la tenue des Commissions d’avancement ou de reclassement du personnel administratif et enseignant ;
  • du suivi et de l’exécution des décisions de ces commissions ;
  • de la réception et de la transmission à la Direction des dossiers de candidats à l’inscription aux listes d’aptitude du CAMES.

Le service technique

Le service technique est chargé :

  • D’assurer la gestion technique des bâtiments pour le contrôle et la maintenance des salles de cours, laboratoires, ateliers, bureaux bibliothèques, imprimerie, villas et studios, Installations sportives et de loisirs ;
  • Du contrôle et la maintenance des immeubles (Auditorium, bureaux etc.) ;
  • de l’entretien des salles de cours, laboratoires, ateliers, bureaux;
  • de l’entretien et la maintenance des réseaux électriques, d’alimentation en eau potable, d’assainissement de même que la plomberie ;
  • de la gestion et de l’entretien du domaine mobilier, du garage et des ateliers de l’Ecole :

Division Domaine-Magasin et Approvisionnement (DMA)

Le chef de la DMA de l’EPT est chargé :

  • de la gestion du domaine immobilier, de l’inventaire, de l’entretien et des aménagements des logements administratifs;
  • du suivi des demandes d’hébergement pour le personnel et les vacataires ;
  • de la gestion du magasin et des approvisionnements ;
  • de la gestion des stocks et de la prévision de renouvellement des stocks ;
  • de l’inventaire et la proposition de mise hors service du mobilier de l’école;

Les chefs des divisions garage et DMA sont sous l’autorité du chef du Service Technique.


Le service des finances

  • Le Service des Finances est chargé :
  • de l’élaboration des Projets de Budget Primitif et Additionnel des Comptes d’Administration de l’Ecole en relation avec le Chef des Services Administratifs ;
  • de leur exécution correcte et régulière conformément aux dispositions du régime financier des Universités
  • de veiller au respect strict de la réglementation financière et budgétaire en vigueur ;
  • de tenir la comptabilité administrative des engagements et liquidation, des ordonnancements en rapport avec les actes d’exécution du budget ;
  • de la préparation des projets de décisions portant attribution de subvention de stage aux Elèves — Ingénieurs ;
  • du suivi de ces projets dans le circuit des visas et des relations avec les services compétents des Ministères de l’Education, de l’Economie, et des Finances, et du COUD ;
  • d’étudier les demandes de subventions présentées par les Amicales des Elèves — Ingénieurs et de faire des propositions au Directeur ;
  • de la préparation des demandes d’exonération et de leur suivi à la Direction des Domaines ; de préparer les commissions de dépouillement, réception et réforme ;
  • de l’établissement des bons d’engagement après approbation ces factures par le Chef des Services Administratifs ;
  • de la liquidation des pièces de dépenses (factures définitives, décomptes, mémoires) ; de la préparation des dossiers de mandatement ;
  • de la tenue du Livre Journal des commandes, du droit des créanciers et du Livret des Ordonnancements ;
  • de l’établissement des bons de caisse pour le paiement des vacataires ;
  • de la tenue du fichier des salaires du personnel administratif, Technique et de service et du personnel Enseignant et de Recherche ;
  • de préparer les états de paiement des indemnités diverses (indemnités de sujétion de recherche, frais de mission) ;
  • de préparer les décomptes des vacations et les bons de caisse pour le paiement des vacataires et d’établir les redressements nécessaires avant leur transmission à l’Agence Comptable après ordonnancement des dépenses y afférentes.

Le service de l’information documentaire

Le service étudie en liaison avec les départements :

  • les besoins en documentation ;
  • L’acquisition et la mise en disposition de la documentation ;
  • Le traitement de l’information ;
  • La diffusion de l’information.

Ce service est placé sous l’autorité du Directeur des études et est appelé à jouer un rôle important dans le domaine des technologies de l’information et de la communication.


Le service de la scolarité

Ce service s’occupe :

  • de la gestion des étudiants avec toutes ses implications : Inscriptions, tenue des dossiers, établissements des différentes attestations etc ;
  • de l’organisation du concours d’entrée à l’EPT ;
  • des statistiques.

Ce service est placé sous l’autorité du Directeur des études et s’occupe également de l’organisation de la cérémonie de remise des diplômes pour les lauréats de l’EPT.

A côté de ces services nous avons le Centre des Ressources Informatiques (CRI) et la Cellule Interne d’Assurance Qualité (CIAQ).


Le centre des ressources informatiques

Le Centre de Ressources Informatiques (CRI) est un service commun au sein de l’Ecole Polytechnique de Thiès, rattaché au à la direction. Il est chargé de la mise en œuvre de la politique d’informatisation de l’Ecole et de promouvoir l’appropriation des TICs. Dans ce cadre, il assure un appui à l’enseignement et la recherche, la formation du personnel (PER, PATS). Et d’autre part, il assure des missions au service de la communauté.

Le CRI de l’EPT est chargé de :

  • Concevoir, développer, gérer et maintenir l’ensemble des composants matériels (postes de travail, serveurs, réseaux, téléphonie, internet etc.) et logiciels du système d’information et des télécommunications ;
  • Définir, mettre en place et gérer les moyens permettant de garantir la maîtrise technique de ses matériels et logiciels et de piloter les fonctions de mise en œuvre et de maintien en conditions opérationnelles des systèmes d’information ;
  • Garantir l’accès à l’information et aux applications et en garantir la sécurité, l’intégrité et la fiabilité ;
  • Étudier et conseiller les projets d’acquisition de matériels et logiciels concernant les entités de l’Ecole ;
  • Assurer une veille technologique aux entités de l’Ecole ;
  • Mettre en place et développer des technologies modernes d’enseignement/apprentissage telles que : l’enseignement à distance, la visioconférence etc. ;
  • Organiser des formations spécifiques en TIC débouchant sur des certifications (Académie Cisco par exemple comme par le passé) ;
  • Assurer la mise en place, la gestion et la maintenance du parc informatique (postes de travail, serveurs, sauvegarde, impression etc.), des réseaux (informatique, téléphonie, internet, visioconférence etc.) et de l’intranet de l’EPT ;
  • Assurer la mise en place, la gestion et la maintenance du site web, de la messagerie, des logiciels administratifs (scolarité, finances, GRH, bibliothèque etc.)
  • Assurer la mise en place et la gestion : de l’enseignement à distance (e-Learning, téléenseignement etc.) ; de la formation du PATS, du PER notamment en TIC ; des certifications pour les enseignants, PATS et élèves (Cisco par exemple) ; de la coopération avec le campus numérique francophone (AUF).

La cellule Assurance qualité

Dans le cadre de la nouvelle politique de l’assurance qualité nous avons mis en place une cellule d’assurance qualité en accord avec les recommandations de l’Autorité Nationale d’assurance Qualité  de l’enseignement supérieur (ANAQ-Sup). L’ANAQ-Sup est désormais l’organe de régulation du sous-secteur de l’enseignement supérieur. Elle est chargée, entre autres, de faire l’évaluation des filières et des programmes dans l’enseignement supérieur.

La Cellule Assurance Qualité est une structure restreinte d’application de la politique d’assurance qualité de l’Ecole Polytechnique de Thiès ; elle a pour missions de :

  • Mettre en œuvre la politique définie par le Directeur ;
  • Coordonner les activités liées à la qualité ;
  • Faire évaluer les programmes, exploiter les rapports d’auto évaluation externes et proposer des améliorations ;
  • Assurer la liaison entre l’Ecole Polytechnique de Thiès et l’Autorité Nationale d’Assurance Qualité.

En outre, elle comprend la Division Hygiène Environnement et Sécurité (DHES).

La DHES de l’EPT est chargée :

  • de l’aménagement et de la protection de l’environnement écologique de l’école :
    • aménagement et entretien des espaces verts,
    • propreté du campus,
    • Des mesures anti-pollution et d’hygiène;
  • du cadre de vie;
  • de l’établissement du planning de répartition des tâches pour les agents de nettoiement ;
  • du contrôle de la qualité du travail des agents de nettoiement et des espaces verts.

Le chef de la DHES est sous l’autorité du chef de la Cellule Assurance Qualité


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